Tuntuuko sinusta, että sinulle tärkeät tavoitteet valuvat hukkaan, kun aika ei vain riitä? Tai onko sinulla usein sellainen tunne, että olet kaaoksen keskellä ja päivän päätteeksi sinua vaivaa se, ettet taaskaan saanut tehtyä kaikkia tehtävälistasi asioita loppuun asti? Rästihommat vain kasautuvat ja kasautuvat. Tämä on ikävä ongelma, mutta älä vielä lannistu, sillä kun opit mestariksi ajankäytön hallinnassa, elämän laatusi paranee huomattavasti ja voit tuntea, kuinka asiat vain etenevät sulavasti ilman sen suurempia ponnisteluja. Toki se vaatii vähän itsekuriakin, mutta automatisoimalla tiettyjä tapoja, helpotat huomattavasti ajankäyttöäsi ja elämääsi.

Mitkä ovat sinulle tärkeitä asioita/tavoitteita elämässäsi?

Ensiksi suosittelisin istumaan rauhassa alas vaikkapa kahvikupposen ääreen ja listaamaan itsellesi ylös, mitkä ovat sinulle tärkeitä asioita elämässäsi. Voit kirjata ylös omat unelmasi ja tärkeimmät ensisijaiset tavoitteet sekä vähemmän tärkeät tavoitteet. Voit myös kirjata ylös omat arvosi. Useinhan meillä on myös piiloarvoja. Tämä tarkoittaa siis sitä, että saatat kirjata omiin arvoihisi tärkeimmäksi asiaksi perheen, toiseksi tärkeimmäksi ystävät ja kolmanneksi tärkeimmäksi työn. Kuitenkin saattaa olla niin, että suurin osa ajastasi menee työhön ja laiminlyöt perheen ja ystävien kanssa vietettävissä olevaa aikaa. Tällöin työ on siis piiloarvosi. Se menee todellisuudessa ajankäyttöä tarkastellessa perheesi ja ystäviesi edelle. Näitä asioita on olisikin oikeasti hyvä miettiä, ettei myöhemmin harmita.


Nyt kun olet kirjannut nämä asiat ylös itsellesi, olet tarkastellut arvojasi ja miettinyt mihin oikeasti haluat aikasi käyttää, tee päätös, että nyt alat muuttaa asioita. Ensimmäiseksi keskityt tietysti tärkeimpiin tavoitteisiisi ja ne otat etusijalle ajankäyttöäsi suunnitellessa. Vasta tämän jälkeen keskityt vähemmän tärkeisiin tavoitteisiisi. Halutessasi voit vielä tehdä itsellesi muistutuksen tärkeimmistä tavoitteistasi. Voit askarrella unelmakartan itsellesi, johon kirjoitat ja liität kuvat asioista, joita elämääsi haluat. Kun asiat ovat tekstin lisäksi kuvina, ne menevät tehokkaammin alitajuntaasi ja näin vedät näitä asioita puoleesi. Voit myös lisätä puhelimen taustakuvaksi kuvan, joka viestii unelmastas. Näin näet sen vielä useammin ja saat siitä jatkuvasti muistutuksen.

Jos haluat, voit myös pitää aluksi ajankäytöstäsi päiväkirjaa. Voit kirjata esim. viikon ajalta mihin aikasi kuluu. Kirjoita rehellisesti, jotta voit sitten tarttua epäkohtiin ja muuttaa niitä. Mitä rehellisemmin käyt ne itsesi kanssa läpi, sen parempi lopputuloksesta tulee.

Työkalut ajankäytön suunnitteluun

Ajankäytön hallinta on taito siinä missä esim. kirjoittaminen tai lukeminenkin on. Eli et opi tätä muuta kuin yksinkertaisesti harjoittelemalla ja tekemällä toistoja. Kaikilla meillä kuitenkin on sama tuntimäärä päivässä. Miksi sitten toinen ehtii pyörittää kolmea menestyvää liiketoimintaa, opiskella ja kehittää jatkuvasti taitojaan, olla hyvässä kunnossa ja syödä terveellisesti, kun itsestä saattaa tuntua, ettei ehdi tehdä kuin yhtä työtä ja kaikki muut hoidettavat asiat jäävät rempalleen? Tässä on kyse hyvästä suunnitelmasta. Menestynyt ystävä on valinnut tärkeimmiksi tavoitteiksi liiketoiminnan, kasvun/taitojen kehittämisen sekä terveyden. Hänellä on selkeä suunnitelma, automatisoidut rutiinit ja hän osaa kieltäytyä asioista/tapahtumista, jotka eivät hänen tavoitteitaan palvele.


Nyt kun lähdemme suunnittelemaan ajankäyttöä, on hyvä käyttää apuna muutamia työkaluja. Suosittelen pitämään asiat selkeinä ja mahdollisimman yksinkertaisina. Lähtökohta on se, että sinulla on koko ajan suunnitelma. Näin et haahuile, vaan tiedät koko ajan minne olet menossa ja minkälaiset valinnat palvelevat tavoitettasi. Ehdottoman tärkeä apuväline on kalenteri. Itselläni on ollut käytössä kampaamoasiakkaitani varten ajanvarauskalenteri ja muita töitä ja valmennusasiakkaitani varten toinen kalenteri. Voin kuitenkin kokemuksesta kertoa, että kaikista paras on yhdistää kalenterit vain yhdeksi kalenteriksi, jos mahdollista. Näin sinulla ei mene turhaa aikaa, kun etsit kahden kalenterin välillä tulevia menojasi. YKSINKERTAISTA, YKSINKERTAISTA JA vielä kerran YKSINKERTAISTA!

Tee suunitelma aina vuosi-, kuukausi-, viikko- ja päivätasolle ja käytä apunasi to-do-listoja. Näin sinun ei aina tarvitse pysähtyä miettimään mikä olikaan se seuraava tehtävä mikä piti hoitaa. Tee töissä aina päivän aloitukseksi lista, mitä sinun on päivän aikana hoidettava. Ja tee myös itsellesi selkeä lukujärjestys kalenteriisi, johon olet merkinnyt kuinka paljon aikaa mihinkin työtehtävään saa käyttää. Tämä on itselläni toiminut erittäin hyvin ja näin jokainen työtehtävä tulee hoidettua tehokkaammin ja keskittyneemmässä mielentilassa. Jos ei ole selkeää suunnitelmaa, ajatukset helposti harhailevat työtehtävien välillä ja suurin osa ajasta menee säätämiseen.


Pidän tärkeänä myös sitä, että opit elämään hetkessä. Tarkoittaen siis sitä, että kun olet töissä, ole täysillä töissä ja kun olet vapaalla, ole täysillä vapaalla. Näin pystyt ottamaan kaiken hyödyn irti työajastasi ja hoitamaan paljon tehokkaammin velvoitteitasi. Ja taas vapaa-ajalla voit keskittyä täysin palautumiseen ja rentoutumiseen. Kun pidät työajassa ja vapaa-ajassa selkeän eron, voit nauttia enemmän molemmista.

Opi sanomaan EI!

Aina, kun sanot ei ja kieltäydyt sinua palvelemattomista asioista, olet lähempänä unelmaasi. Helppoahan se ei alkuun ole varsinkaan silloin, jos koet, että haluat miellyttää muita ja sinua pelottaa miten muut suhtautuvat sinuun, jos kieltäydyt. Se onkin hassua, että todellisuudessa ihmiset todennäköisesti arvostavat, kunnioittavat ja tämän pohjalta myös pitävät sinusta enemmän, kun osaat sanoa ei ja tiedät rajasi. Itselleni tämä oli aluksi todella vaikeaa, mutta tämänkin oppii vain ja ainoastaan harjoittelemalla.


Itsekin olen välillä herätellyt itseäni tähän asiaan, kun olet havahtunut useampaan kertaan siihen, että kysyn itseltäni: “Miksi taas suostuin tähän?” tai “Taas oon täällä, en kyllä enää tuhlaa aikaani tällaiseen.” Olen huomannut, että vain miellyttääkseni muita ja kokeakseni olevani pidetty, olen suostunut useiden vuosien ajan aivan turhanpäiväisiin asioihin, jotka eivät ole edistäneet elämääni millään tavalla. Jos siis unelmasi ovat sinulle tärkeitä, opettele sanomaan ei! Pidä kiinni sinulle tärkeistä asioista. Ja tämä ei suinkaan tarkoita sitä, että pitäisi elää itsekästä elämää ja jättää muut huomioimatta, mutta totuus on se, että jos et itse pidä puoliasi, ei kukaan muukaan niitä pidä.


Yritä myös päästä huonoista tavoistasi pois, jos sinulla sellaisia on. Huonot tavat ovat aikasyöppöjä, eivätkä edesauta unelmiesi toteutumista.

Älä säädä vaan kehitä itsellesi aikaasi lisääviä uusia tapoja ja rutiineja

Kun saamme luotua itsellemme automaattisesti toimivia rutiineja, arki toteutuu huolettomammin ja aikaa ei mene turhaan säätämiseen. Mentorini joskus sanoi, että kun asioita toistaa useaan kertaan pitkällä aikavälillä niin, että se jopa tuntuu tylsältä, silloin menestyy. Kun siis kehität itsellesi kerran uuden tavan ja pysyt siinä, ei tarvitse joka kerta säätää suuntaan jos toiseen. Uuden tavan kehittämiseen menee 21 päivää, mutta elämäntavan kehittämiseen 90 päivää, joten ole tässäkin asiassa kärsivällinen.


Itselläni on tiukka säästötavoite loppuvuodelle ja tästä syystä olen halunnut automatisoida asioita mahdollisimman paljon. Yrittäjänä ja sijoittajana ajattelen, että aika on rahaa. Joten turhanpäiväiseen haahuiluun en mielelläni käytä aikaani. Pyrin tekemään työt aina mahdollisimman hyvin, mutta myös mahdollisimman nopeasti. Säästötavoitteeni myötä olen ottanut ruokabudjetoinnissa käyttöön minun mielestäni erittäin toimivan uuden tavan.


Olen suunnitellut käyttäväni 200 euroa joka kuukausi ruokaan ja nostan tämän rahan käteisenä. Eli jaan sen niin, että käytän joka viikko 50 euroa. Jotta homma pysyisi edelleen selkeänä, olen myös valinnut kauppapäivät. Toinen vakiopäivä on sunnuntai ja toinen on jokin arkipäivä, jonka määrittelen aina sunnuntaina. Hyvä olisi tietysti, jos voisin ennaltamääritellä tämän toisenkin päivän, mutta aikataulujen vaihtelevuuden vuoksi en ole sitä tässä vaiheessa voinut tehdä. Näin säästötavoitteeni pysyy koko ajan linjassa, kun olen automatisoinut toimintani, enkä yksinkertaisesti voi käyttää enempää rahaa. Jos tätä toimintamallia vertaa siihen, että en olisi määritellyt minkäänlaista budjettia, todennäköisesti säästäisin kuitit, jotka olisi aina hukassa ja näiden etsimiseen menisi aikaa. Joutuisin koko ajan laskemaan ja pitämään kirjanpitoa paljonko rahaa meni. Sitten en enää muistaisikaan summaa ja joutuisin taas tekemään sen uudelleen. Tähän menee siis todella paljon turhaa aikaa.

Kehittele siis itsellesi jopa vähän tylsiä rutiineja, mutta niitä toistamalla arkesi helpottuu huomattavasti ja sinulla jää aikaa oikeasti tärkeisiin asioihin. First things first, niin kuin sanonta menee.

Tehokkuuden salaisuus: Riittävä lepo ja palautuminen

Itse tein pidemmän aikaa 6 tai oikeastaan voisi sanoa, että välillä myös 7 päivää viikossa töitä, sillä myös sunnuntaina saattoi olla työasioita hoidettavana. Vaikka sunnuntaille ei olisi kuin yksi asiakas tai pari työpuhelua, vapaa-aika katkeaa silti. Silloin en ainakaan itse pääse täysin rentoutumaan, vaikka työstäni kuinka tykkäisinkin. Nyt on jopa ollut pakko pakottaa itseni ottamaan aikaa levolle ja kieltäytymään töistä viikonlopuille. Alkuun tämä tuntui erittäin vaikealta, mutta kun olet viikonlopun levännyt, voin sanoa, että maanataina töihin meno tuntuu yllättävän mukavalta. On ihan erilainen innostus ja draivi hypätä taas uuteen viikkoon! Joten muista ottaa kalenteristasi aikaa levolle. Pidä sitä yhtenä tärkeimpänä pääteemana, kun täytät kalenteriasi.

Oma tarinani: Hyödynnä luppoaika, opettele tekemään töitä nopeammin ja saa paljon parempia tuloksia!

Itselläni on tapahtunut hiljattain muutoksia työelämässä ja teen tällä hetkellä kahta työtä. Kun aloitin kampaamotyöt, saattoi päivät venyä 12 tuntisiksi jo silloinkin. Sisältö päivässä tosin oli hyvinkin erilainen. Ensimmäinen asiakas saattoi tulla klo 8 aamulla ja viimeinen klo 18 illalla ja tämän päivän aikana tyhjiä nollan euron tunteja saattoi olla siis 6-9 tuntia. Hetken sitä tekikin siinä uskossa, että kyllä nämä tunnit vielä täyttyvät, kun aikaa kuluu ja joustavuus ja kärsivällisyys palkitaan. Vähän ajan päästä kuitenkin huomasin, ettei tilanne ollut muuttunut riittävästi tai ainakaan niin nopeassa ajassa kuin olisin halunnut. Vaikka palkka olikin silloin sopiva, tyhjiä tunteja päivien väleissä edelleen oli ja nämä piti saada jotenkin hyödynnettyä. Siis muuhun kuin siihen, että istuisi kampaamon takahuoneessa tumput suorina ja vain odottelisi asiakkaiden kävelevän sisään.


Itselläni tällaisessa tilanteessa alkaa nykyään soimaan hälytyskellot melko nopeasti. Jos joku ei toimi eikä tuo haluamaani tulosta, jotain on muutettava. Tietysti aloin markkinoida palveluitani paremmin, mutta aloin miettiä myös toisen työn tai opiskelun mahdollisuutta, sillä olin erittäin kiinnostunut sijoittamisesta ja raha-asioista jo silloin. Hyvin voisin siis kehittää taitojani ja lukea kirjoja tyhjillä tauoilla.

Viime keväänä kuitenkin aloitin toisen työn. Olin toivonut työtä, jossa ei tarvitsisi olla fyysisesti läsnä, vaan jota voisin hoitaa joustavasti aina tyhjien tuntien aikana esim. puhelimitse tai läppärillä ja hyödyntää nämä tyhjät tunnit. Kun aloin tehdä kahta työtä samaan aikaan, huomasin myös kampaamohommissani tulevani tehokkaammaksi. Vaikka olin vähemmän tunteja paikalla, liikevaihtoni oli parempi kuin aikaisemmin. Eikö olekin hassua? Pystyn olemaan paljon paremmin focuksessa ja työskentelemään tehokkaammin kun työaika on lyhyempi. Ja näinhän sitä on sanottukin, että mitä lyhyempi työaika on, sen tehokkaampi olet. Tietty riippuen työnkuvastasi kuinka tämä onnistuu, mutta jos mahdollista suosittelen kokeilemaan, että 10 tunnin työpäivän sijaan kokeilisit tehdä 6-8 tunnin työpäivän. Ja loput 4 tuntia käytät mihin ikinä haluat, vaikkapa täydelliseen palautumiseen. Uskon, että tuloksesi ja työpanoksesi paranee!

Tuntuu, että elämme kiireen keskellä ja kaikilla on liian vähän aikaa. Niin kuin aiemmin jo mainitsin ajankäytön hallinta on taito, jota voi ja mielestäni kannattaa kehittää. Kun opit riittävän hyväksi, et enää koe kiireen tunnetta, sillä aikasi menee juuri niihin asioihin mihin sen oikeasti haluat käyttää. Lopuksi vielä haluan jakaa hyvän sanonnan, mikä mielestäni pitää erityisen hyvin paikkansa: “Olisi hyvä opetella elämään kuin viimeistä päivää, mutta oppia elämään niin kuin aikaa olisi loputtomiin”.

Artikkelin on kirjoittanut Henna Vihreävuori.

0